Cómo organizar el desorden financiero

Necesita tener un sistema establecido y crear una rutina para lidiar con el desorden financiero. He descubierto que mi oficina y mi sistema organizados simplifican mis finanzas, reducen el estrés, me ayudan a prepararme para eventos inesperados y me dan más tiempo para hacer actividades divertidas con mi familia.

Para lograr un sistema que funcione, es necesario identificar qué se debe conservar, dónde se debe guardar el desorden financiero y cuándo actualizar los registros financieros. Si tiene una montaña de papeles, la tarea de organizar todo en un proceso eficiente de conservación de documentos puede parecer abrumadora.

Todo lo que se necesita es una única revisión profunda para eliminar lo que ya no se necesita y ordenar el resto en carpetas o archivadores. Una vez que el sistema esté configurado y completo, asegúrese de ordenar y organizar a medida que avanza en el futuro.

Al principio, se necesita una pequeña inversión inicial de tiempo para destruir lo que ya no necesitas, pero después se convierte en un proceso sencillo y continuo.

QUÉ CONSERVAR Y DURANTE CUÁNTO TIEMPO

Al principio, debes explorar y leer los documentos que tienes y averiguar qué significan. Suelo acumular mucho papel, así que tengo que preguntarme: “¿Qué es lo peor que puede pasar si lo tiro? ¿Puedo reemplazarlo si lo necesito? ¿Es algo que podría necesitar más adelante?”

Asegúrate de tener en cuenta las limitaciones de espacio. Esto fue difícil para mí, ya que me mudé de una oficina enorme a un espacio muy pequeño. Lo que podía guardar en mi oficina más grande ya no cabía en el espacio que tenía. Tuve que desarrollar nuevas formas de archivar mis registros y utilizar opciones electrónicas.

Debe asegurarse de mantener la información más actualizada y desechar los registros más antiguos. Por ejemplo, si recibe un nuevopóliza de seguro de propietario, descarte el documento antiguo y conserve el más reciente. Esto garantizará que no se acumulen cosas. Si la información ya no es útil, no la guarde.

Hacer lo que te haga sentir cómodo siempre debe ser el factor decisivo a la hora de decidir qué destruir y qué conservar.

MI SOLUCIÓN DE ALMACENAMIENTO A LARGO PLAZO

Yo uso unOrganizador de carpetas colgantes en forma de caja blancapara almacenar todos mis registros a largo plazo. La versión blanca de la caja que tengo ya no está disponible, pero pude encontrar unaOpción negraEl almacenamiento a largo plazo está pensado para documentos que necesitas conservar indefinidamente. En mi caja tengo carpetas colgantes para las siguientes categorías:

• Jubilación
• Inversiones
• Declaraciones de seguridad social
• Cuentas bancarias
• Familiar
• Vehículos
• James (mi hijo)
• Seguro
• Documentos vitales

Yo me quedocarpetas de archivos normalesDentro de cada unocarpeta colgantePara organizar aún más mis registros. Por ejemplo, en mi carpeta colgante para mis vehículos, tengo dos carpetas de archivos para cada uno de mis vehículos. En mi carpeta colgante para mis seguros, tengo tres carpetas de archivos para el seguro de vida, el médico y el del automóvil. Me gusta tener un sistema de archivo por tema y categoría para mi almacenamiento a largo plazo porque me permite encontrar exactamente lo que necesito cuando lo necesito.

Utilizo mi carpeta colgante de Seguridad Social para todos mis estados de cuenta de la Seguridad Social. Te muestra los beneficios a los que tendrás derecho cuando te jubiles. Es importante que revises tu estado de cuenta de la Seguridad Social para que puedas evaluar con precisión cuántos ingresos necesitarás durante la jubilación. Me gusta revisar mi información y solicitar un estado de cuenta una vez al año. Puedes crear una cuenta y solicitar estados de cuentaaquí.

Yo me quedocopiasde documentos legales importantes, como mi testamento y documentos de divorcio, en mi almacenamiento a largo plazo bajo documentos vitales.

Es importante utilizar un sistema que comprenda y que desee utilizar. No importa si archiva los documentos del vehículo en subcategorías como mantenimiento, información de garantía o pólizas de seguro o si archiva todo en una sola categoría etiquetada para cada vehículo que posee. Lo único que importa es que sea coherente y elija un sistema con el que se sienta más cómodo.

MI SOLUCIÓN DE ALMACENAMIENTO A CORTO PLAZO

Si necesita acceder de inmediato a determinados documentos, debe guardarlos en un lugar de almacenamiento a corto plazo. En mi caso, utilizo unOrganizador de carpetas colgante de metalpara guardar todas mis facturas mensuales y mis registros de gastos de efectivo anteriores de mis sobres de efectivo. Organicé mi sistema de almacenamiento a corto plazo y las facturas por mes, y luego las destruí cuando vi que el pago se hizo efectivo. Para artículos de gran valor, como muebles, computadoras u otros dispositivos electrónicos costosos, conservo la factura mientras sea dueño del artículo. Nunca se sabe cuándo necesitará justificar la compra para una reclamación al seguro en caso de pérdida o daño.

No guardo los recibos de mis gastos diarios. Solo los conservo el tiempo suficiente para actualizar miRastreadores de sobres de efectivoy agregarlos a miRastreador de gastos. Desde que uso elmétodo del sobre de efectivoPara hacer un presupuesto, no uso una tarjeta de débito para mis gastos variables, lo que significa que no tengo que preocuparme por asegurarme de que el monto correcto salió de mi cuenta corriente. Una vez que el recibo está en mis rastreadores, los destruyo.

Hay algunos recibos que termino guardando. Los recibos de gastos comerciales, gastos médicos, compras más grandes con garantías o cualquier donación que haga los guardo en mi depósito a largo plazo o en mi carpeta de impuestos.

MI TABLERO VISUAL

Una de las formas en que organizo mis objetivos financieros es mediante un tablero visual. Me gusta utilizar gráficos que muestren mi progreso a lo largo de mi recorrido financiero. En este momento, estoy en un viaje de liquidación de deudas masivas y, a veces, con objetivos más grandes, uno puede desanimarse por el tiempo que lleva lograrlos. Esta ha sido la parte más difícil para mí hasta ahora en mi recorrido.

Soy el tipo de persona a quien le gusta hacer las cosas AHORA, no más tarde, y tener un control limitado sobre cuánto tiempo me llevará alcanzar mis metas financieras es frustrante.

Con estos gráficos, coloreas una línea cada vez que realizas un pago o cancelas una determinada cantidad de deuda. Lo mismo ocurre con los ahorros. Yo hago mis propios gráficos en Word, pero puedes conseguir muchos gráficos gratuitos como este enGráficos de libertad de deuda¡Heidi fue mi motivación para mi tablero visual, así que debo darle todo el crédito!

Si necesita ayuda para saber cómo completar los números o la mejor manera de imprimir sus gráficos, su “Cómo utilizar los gráficos” La página del blog ayuda mucho.

CARPETAS, CARPETAS, CARPETAS

Soy una gran fanática de las carpetas y la mayoría de las veces tengo una carpeta para casi todo. Las carpetas son ideales para almacenar documentos similares en un lugar central. Lo bueno de las carpetas es que se pueden usar para guardar más que solo papel. Hay infinitas opciones de accesorios, desde pestañas para carpetas hasta portautensilios o separadores de índice y protectores de páginas.

Aquí hay una lista de mis carpetas más utilizadas:

• Presupuesto
• Plan de comidas
• Impuestos

Soy un maniático del orden, por eso me gusta mantener en un lugar los diferentes bolígrafos que uso para cada carpeta.Bolsas transparentes para utensiliosque guardo en la parte delantera de cada carpeta. Luego organizo cada carpeta usandoseparadores de pestañas mensuales.

MI CARPETA DE PRESUPUESTO

La carpeta de presupuesto que uso es miCuaderno de trabajo de presupuesto por sueldoY lo tengo organizado por mes. Aquí es donde guardo toda la información sobre mi presupuesto, ahorro y cancelación de deudas (como actualizaciones de mi bola de nieve de deudas). Para cada mes en mi carpeta, tengo:

• Calendario de presupuesto en blanco para enumerar mis facturas en sus fechas de vencimiento con sus montos.
• Miplan de ahorroPara eventos y festividades.
• Seguimiento de facturas para enumerar las facturas que quiero pagar con cada sueldo, enumerar el monto de ahorro presupuestado y los montos de los sobres de efectivo. Mi seguimiento de facturas es básicamente mi presupuesto, ya que presupuesto mi sueldo.
• Actualizaciones de mi patrimonio neto.
• Mis actualizaciones de bola de nieve de deuda.

También utilizo mi carpeta de presupuesto para guardar y llevar un registro de los documentos de acción o cosas que necesito consultar pronto. Si recibo una factura que debo resolver (además de pagarla), la pongo en la portada de mi carpeta para que sea un recordatorio constante de que debo actuar.

La razón principal por la que no tengo una carpeta o caja separada para todos mis documentos de acción es que, si no los tengo a la vista, me olvido de hacerlo. Tenerlos guardados en un lugar que no miro muy a menudo nunca me serviría. Reviso mi carpeta de presupuesto al menos dos veces al día y reviso constantemente los documentos de acción que guardo en la parte delantera de la tapa.

• Leer:Cómo empezar a utilizar el método del sobre con dinero en efectivo

MI CARPETA DE PLAN DE COMIDA

MiCarpeta de plan de comidasEs el lugar central para todo lo relacionado con la comida. Tengo mi carpeta organizada por mes y cada mes incluye:

• Lista de inventario de despensa, congelador y refrigerador
• Calendario de plan de comidas mensual
• Hoja de trabajo para generar ideas sobre el plan de alimentación
• Plan de comidas semanal
• Hoja de trabajo del plan de compras
• Lista de compras
• Impresiones de todas mis recetas que uso ese mes.

Planifico las comidas semanalmente y voy a comprar mi plan de comidas todos los domingos. Esto significa que cada pestaña mensual tendrá varios planes de comidas semanales y las recetas asociadas a cada semana.

• Leer:Plan de alimentación mensual con presupuesto de julio

MIS CARPETAS DE IMPUESTOS

Mantengo una carpeta de impuestos para mis impuestos personales y comerciales. Tengo ambas carpetas organizadas por año y para cada año guardo mi declaración de impuestos, recibos y cualquier documento de respaldo que necesito.Presentar mis impuestos.

Me gusta mucho mantener mis documentos fiscales completamente separados del resto de mis documentos financieros porque la retención de registros se maneja de manera diferente para los impuestos. Me gusta conservar todos los formularios W-2, recibos y otros documentos de respaldo para mis impuestos durante al menos siete años.

Dado que el IRS puede auditarte hasta tres años después de que presentes tu declaración si sospecha que cometiste un error de buena fe, algunas personas creen que solo debes conservarlos durante tres años. Yo los conservo durante siete años porque el IRS puede impugnar tu declaración si cree que declaraste un 25 % menos de ingresos brutos. Si los conservas durante siete años, deberías estar cubierto en cualquier caso.

• Recursos: Presente impuestos en línea de forma gratuita (¡o económica!) conBloque HRoAsesino de impuestos

CAJAS DE FOTOS

Me encanta utilizarcajas de fotosEn mi oficina, para guardar y organizar. Son pequeños, no ocupan mucho espacio, puedes usarlos para guardar varias cosas, son económicos y vienen en muchos diseños diferentes.

Tengo dos cajas de fotos que uso para guardar fotos antiguas.sobres de efectivoDe mi presupuesto y de los suministros de correo. Mis dos cajas están guardadas en el estante de mi oficina y se puede acceder a ellas fácilmente. Si tienes sobres de efectivo que se puedan reutilizar en el futuro, te sugiero que busques una solución de almacenamiento para ellos en lugar de tirarlos a la basura.

PASANDO A LA ELECTRÓNICA

Cuando me mudé a una oficina más pequeña, tuve que aprender y desarrollar un sistema electrónico para almacenar documentos financieros. Me suscribo a los estados de cuenta electrónicos cuando puedo y organizo las facturas electrónicas y las confirmaciones de pago en carpetas mensuales que creé en mi correo electrónico.

Guardo copias de documentos importantes, como actas de nacimiento, tarjetas de seguridad social, certificado de matrimonio, sentencia de divorcio, mi testamento, directivas de atención médica y mi poder notarial en una memoria USB. Todos mis archivos originales se almacenan de forma segura en una caja fuerte cerrada en un lugar diferente.

PURGAR REGULARMENTE

Organizar el desorden financiero es solo el primer paso. Para mantener bajo control el desorden de papeles, debe decirse a sí mismo: “fuera lo viejo, dentro lo nuevo”. Por ejemplo, cuando obtenga una nueva póliza de automóvil, asegúrese de desechar la del año pasado. Cuando reciba los estados de cuenta anuales de inversiones, destruya los estados de cuenta mensuales o trimestrales que haya estado guardando.

Todos los años, me gusta hacer una limpieza profunda de mi sistema de archivos y destruir todo lo que ya no necesito. También escaneo mi carpeta de presupuesto y mi carpeta de plan de comidas en unidades flash todos los años para poder consultarlas si las necesito. Luego destruyo toda la carpeta y comienzo de nuevo el año nuevo.

Es importante desarrollar una rutina para ordenar el desorden financiero. Eso significa abrir el correo de inmediato y archivar los documentos de manera oportuna. Estar organizado puede ayudar a que los impuestos, la elaboración de presupuestos y otros proyectos financieros sean menos estresantes y más convenientes sin muchos problemas.